Charte d'utilisation

Charte d’utilisation pour les invités

Pour les sociétés suivantes, sises au 29 rue de Miromesnil 75008 Paris :

• PLEIADE GIE, numéro RCS Paris 922 697 891, et ses membres :
  • PLEIADE INVESTISSEMENT SAS, numéro RCS Paris 432 049 781
  • PLEIADE VENTURE SAS, numéro RCS Paris B 500 108 121
  • MEROPE VENTURE SAS, numéro RCS Paris B 901 858 381

ci-après dénommées « PLEIADE »

Définition :

L’« Utilisateur Invité » représente toute personne externe à PLEIADE qui dispose d’une invitation d’accès octroyée par le propriétaire d’un compte OneDrive, d’une équipe Teams ou d’un site SharePoint Online PLEIADE. L’Utilisateur Invité est authentifié par un dispositif d’authentification basé sur son adresse de messagerie électronique et un code PIN à usage unique et temporaire fourni par mail par la plate-forme Office 365 lors de toute tentative de connexion.

Conditions d’utilisation :

Le droit d’accès à OneDrive, Teams ou SharePoint Online d’un Utilisateur Invité est soumis à autorisation. Ce droit est personnel et incessible. Ce droit est octroyé à l’initiative d’un salarié de PLEIADE propriétaire d’un compte OneDrive, d’une équipe Teams, ou d’un site SharePoint Online pour une personne physique et une période prédéterminée. Il appartient au propriétaire de clore l’accès invité à la fin de la collaboration. Il peut également y être mis fin dès que les conditions d’autorisation ne sont plus remplies ou en cas de manquement au respect de la présente charte.

Rôles et responsabilités :

L’Utilisateur Invité est responsable, en tout lieu, de l’usage et des actions qu’il fait sur les environnements OneDrive, Teams et SharePoint Online auxquels il a accès. Il a une obligation de réserve et de confidentialité à l’égard des informations et documents auxquels il accède. Il s’engage notamment à ne pas les communiquer ni les divulguer à des tiers, et à les utiliser uniquement dans le cadre de collaboration OneDrive ou du projet Teams ou du site SharePoint Online, et seulement pendant la durée du projet.

Règles et Principes de sécurité :

L’Utilisateur Invité est un acteur de la sécurité :

• Il doit informer immédiatement le propriétaire OneDrive, Teams ou SharePoint Online et le RSSI de PLEIADE à l’adresse it@pleiade-gie.com en cas d’incident réel ou suspecté concernant la sécurité du compte OneDrive, de l’équipe Teams ou du site SharePoint Online auquel il accède.
• Il accepte d’être contacté par PLEIADE en cas de détection d’un incident de sécurité le concernant.

Protection des accès

L’Utilisateur Invité s’engage à protéger son accès en respectant les règles suivantes :

• Garder son mot de passe secret et ne jamais le dévoiler ;

• Ne pas partager son accès aux documents OneDrive, à l’équipe Teams ou au site SharePoint Online.

• Utiliser le dispositif d’authentification mis en place par PLEIADE;

• Se conformer aux dispositions de la présente charte et à toutes les mesures de sécurité prises par PLEIADE notamment pour lutter contre les menaces informatiques et l’usurpation d’identité.

Protection des données

L’utilisateur invité s’engage à protéger les données en respectant les règles suivantes :

• Se conformer aux mesures prises par PLEIADE pour protéger la confidentialité des informations qu’il manipule dans le cadre de son invitation.
• Maintenir son ordinateur, son téléphone ou sa tablette en condition de sécurité (antivirus et patchs de sécurité à jour).
• Ne pas copier ou extraire les données depuis OneDrive, Teams ou SharePoint Online.
• Ne pas utiliser les données OneDrive, Teams ou SharePoint Online pour un usage personnel.

Sanction des abus :

En cas de non-respect des règles définies dans la présente charte ou de toute autre mesure prise par PLEIADE, ce dernier pourra, sans préjuger des poursuites ou procédures de sanctions pouvant être engagées à l’encontre des personnes, limiter les usages par mesure conservatoire. Outre les sanctions pénales prévues par le Code pénal (amendes et/ou emprisonnement), PLEIADE se réserve le droit d’engager des poursuites pour la réparation du préjudice subi.

Protection des données à caractère personnel :

En conformité avec les dispositions de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et avec le Règlement Européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données, les données à caractère personnel des utilisateurs, telles qu’elles sont susceptibles d’être recueillies lors de l’utilisation de Office 365 font l’objet d’un l’objet d’un traitement dont PLEIADE est le responsable. Ces données sont destinées à PLEIADE, ainsi qu’aux tiers autorisés en vertu d’une disposition légale ou réglementaire. Elles sont nécessaires à l’échange et au suivi de documents professionnels entre les salariés du groupe et des tiers invités par ces salariés. A défaut de consentement de la part des personnes concernées, recueilli suivant l’acceptation des présentes, PLEIADE ne sera pas en mesure de réaliser le service proposé par Office 365. Les données collectées sont notamment les adresses courriels professionnelles des utilisateurs ainsi que leurs coordonnées professionnelles (Nom, Adresse, Numéro de Téléphone).

À tout moment, l’utilisateur peut s’opposer au dépôt de cookies sur son terminal et désactiver les cookies éventuellement déjà déposés. Ces données seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites ci-dessus et cette durée ne pourra en tout état de cause pas dépasser 12 mois à compter de la date de la dernière utilisation d’Office 365. En application de la réglementation, l’utilisateur dispose, s’agissant des informations personnelles le concernant, d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition sans frais à l’utilisation de ces informations, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement et d’un droit à la portabilité de ses données.

En cas de demande de suppression des données, aucune donnée personnelle ne sera alors conservée par PLEIADE, autres que celles nécessaires au respect par PLEIADE de ses obligations légales, au respect par l’utilisateur de ses obligations contractuelles. L’utilisateur peut, en justifiant de son identité si nécessaire, exercer les droits susvisés auprès de PLEIADE par courrier électronique à l’adresse it@pleiade-gie.com.

Enfin, l’utilisateur dispose de la possibilité d’introduire un recours auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). L’utilisateur est tenu de respecter la réglementation relative à la protection des données personnelles et notamment les dispositions de loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, dont la violation est passible de sanctions pénales. Il doit notamment s’abstenir, s’agissant des données à caractère personnel auxquelles il accède, de tout acte susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation des personnes.